Para empresas de serviços entre 10 e 80 pessoas - A folha de cálculo funciona. O problema é esse.
Sustenta o seu negócio há seis anos, é o ficheiro mais valioso da empresa, e exatamente uma pessoa o entende. Quando essa pessoa fica doente, o negócio abranda.
Transformamos esse ficheiro numa ferramenta a sério — o mesmo trabalho, a mesma lógica, sem conflitos de versões, sem retranscrição, e sem o ponto único de falha que não pode ir de férias.
Traga o ficheiro, ou descreva-o apenas. Vai ter uma resposta direta sobre se vale a pena fazer isto, incluindo se a resposta for não.
Para quem é
Dirige ou opera uma empresa de serviços entre dez e oitenta pessoas. Logística, construção, assistência técnica, distribuição, um grupo de clínicas, recrutamento, gestão de imóveis — a forma importa mais do que o setor. É a pessoa certa para ler isto se uma destas for literalmente verdade:
- Existe um ficheiro com um nome do género obras_master_v7_FINAL_usar_este.xlsx.
- Já adiou férias, ou trabalhou durante elas, por causa desse ficheiro.
- Duas pessoas mantêm cópias separadas e reconciliam-nas a falar.
- As equipas no terreno ligam para o escritório a perguntar o que está marcado, porque o ficheiro é inutilizável no telemóvel.
- Alguém volta a escrever a mesma informação num segundo sistema, todas as semanas, à mão.
Não é para si se o que precisa é de um produto já existente. Se há uma ferramenta de €60/mês que faz oitenta por cento disto, dizemos-lhe o nome na chamada e deve ir comprá-la. Personalizado é a resposta certa quando o seu processo é o que lhe dá dinheiro, não quando simplesmente ainda não procurou.
O problema, nas suas palavras
Tudo corre num ficheiro de Excel e só uma pessoa sabe como funciona.
Já conhece os sintomas. O que vale a pena dizer em voz alta é o que cada um deles é na verdade. Cópias em conflito são duas pessoas a decidir a partir de factos diferentes. Inutilizável no telemóvel significa que as equipas no terreno ligam para o escritório em vez de ler a marcação — e isso custa o dia à pessoa do escritório, não à do terreno. Não haver registo significa que, quando algo corre mal, a conversa é sobre quem, e é insolúvel. Os mesmos dados escritos em três sítios não são tanto lentos como pouco fiáveis; à terceira cópia está errado em algum lado e ninguém sabe onde.
Uma pessoa como fator de risco é o problema a sério. Não tem um negócio com um problema de folha de cálculo. Tem um negócio com um problema de pessoa-chave, que por acaso tem a forma de uma folha de cálculo.
Nada disto é porque o ficheiro foi mal feito. É porque se está a pedir a uma boa folha de cálculo que seja software — e a coisa concreta que uma folha de cálculo não consegue fazer é impedir alguém de escrever lá a coisa errada.
O que construímos na prática
Começamos pela pior folha de cálculo, não por todas
A primeira construção substitui um processo — o ficheiro de marcações, o de obras, o de stock — o que dói mais. Todo o resto fica exatamente onde está até esse estar a funcionar e a ser usado diariamente.
Os seus dados atuais vêm consigo
Importados, com as ambiguidades expostas para você decidir em vez de adivinhadas. Seis anos de histórico são um ativo; uma migração que o estraga em silêncio é como estes projetos passam a ser odiados.
O seu processo, não um genérico
As regras que vivem na cabeça da sua equipa e na coluna de notas passam a ser regras que o software aplica. É esta a parte que o produto de prateleira não consegue fazer, e a razão pela qual personalizado vale €12.000 ou mais.
Funciona no telemóvel
Porque metade das pessoas que precisam dele não está sentada a uma secretária.
Perfis, para que não seja todos a poder mudar tudo
Quem marca o trabalho e quem o fatura não precisam dos mesmos botões.
Registo de todas as alterações
Quem, o quê, quando. A maior parte das discussões que isto substitui são discussões sobre o que aconteceu.
O intervalo
- Extremo de €12.000
- Um processo substituído. Uma aplicação web com âmbito definido para a pior folha de cálculo — obras, inventário ou marcações — em quatro a seis semanas, a funcionar no telemóvel, com os seus dados atuais importados.
- Extremo de €60.000
- O núcleo operacional. Acessos por perfil, integração com a contabilidade ou ERP, relatórios, implementado por fases ao longo de três a quatro meses.
Como funciona
- 01
A revisão à folha de cálculo, 30 minutos
Mostra-nos o ficheiro, ou descreve-o apenas. Perguntamos o que falha, a quem falha, e o que já tentou. Tem uma resposta direta sobre se vale a pena construir — incluindo «compre este produto de €60/mês em vez disso», quando é essa a resposta honesta.
- 02
Âmbito, por escrito
Antes de qualquer pagamento de desenvolvimento, recebe um caderno de encargos: o que está incluído, o que está explicitamente excluído, o que precisamos de si, quanto custa uma alteração, e uma data.
- 03
Construção, em pedaços visíveis
Vê software a funcionar durante a construção, não uma revelação no fim. Se tivermos entendido mal o seu processo — e no primeiro projeto, em algum ponto, vamos ter — descobre isso na segunda semana, quando é barato.
- 04
A correr ao lado da folha de cálculo
Ninguém muda numa segunda-feira. A ferramenta corre em paralelo até a sua equipa confiar mais nela do que no ficheiro, e só então o ficheiro é retirado.
- 05
Entrega e formação
Documentação, um acompanhamento, e formação para quem a usa todos os dias.
Quanto custa
€12.000 – €60.000
€12.000 a €60.000, fixo por fase, acordado antes de qualquer coisa começar. Um processo: quatro a seis semanas, desde €12.000. O núcleo operacional: três a quatro meses, por fases, até €60.000.
É muito dinheiro, e não é uma subscrição. Está a comprar um ativo que não tem uma mensalidade colada a ele para sempre, e que não lhe sobe o preço no terceiro ano porque já depende dele.
Comece pelo número mais pequeno. A forma sensata de comprar isto é um processo, quatro a seis semanas, no fundo do intervalo — e decidir sobre o resto depois de a sua equipa ter usado algo que construímos. Vamos propor assim, e se nos pedir a versão de €60.000 na primeira chamada provavelmente vamos convencê-lo a começar pela de €12.000.
Sobre prova, sem rodeios
Não temos casos de estudo e não vamos inventar nenhum. Somos recentes.
O que estamos a construir em vez disso é algo que pode executar em vez de ler: uma demonstração funcional de folha de cálculo transformada em ferramenta, com o código e os testes, para que «conseguimos construir isto» possa ser substituído por «aqui, abra». Ainda não está publicada. Peça-a na chamada e dizemos-lhe honestamente em que ponto está.
As objeções que já está a fazer
- Já tentámos software antes e a equipa nunca o usou.
- Normalmente porque foi ligado tudo de uma vez, ou porque tornou o dia de alguém mais longo em troca de encurtar o de outra pessoa. Duas coisas que fazemos de forma diferente: corre ao lado da folha de cálculo até as pessoas preferirem a ferramenta, e a primeira coisa que construímos é a que ajuda quem se queixa mais.
- E se desaparecerem a meio?
- Justo, e as proteções honestas são estruturais em vez de palavras tranquilizadoras: é construído por fases, por isso há uma coisa utilizável no fim de cada uma e não apenas no fim de tudo; vive no seu alojamento e nas suas contas, não nas nossas; e está documentado o suficiente para outro developer pegar nele. Ficaria incomodado. Não ficaria preso.
- Não podemos usar Airtable, Notion ou uma ferramenta de €60/mês?
- Muitas vezes sim, e nesse caso dizemos-lho na chamada e terá gasto trinta minutos para poupar doze mil euros. A linha divisória honesta: se o seu processo é comum e a ferramenta é o constrangimento, compre a ferramenta. Se o seu processo é o que o torna melhor do que os concorrentes — e é normalmente por isso que não encaixa em nada de prateleira — então dobrar o seu negócio para dentro do software de outra pessoa é a opção caríssima, só não chega na forma de uma fatura.
- Seis anos de dados nesse ficheiro. O que lhes acontece?
- Vêm consigo, e tudo o que é ambíguo é exposto para você decidir em vez de adivinhado. Uma migração que limpa os seus dados em silêncio é pior do que nenhuma migração, porque ninguém sabe o que ela decidiu.
- Quanto tempo até ser realmente útil?
- Quatro a seis semanas para o primeiro processo. Não quatro a seis semanas para tudo — para o que dói mais, em uso, pela sua equipa.
- Não quero enviar-vos o nosso ficheiro verdadeiro.
- Não envie. Descreva-o na chamada, ou traga uma captura de ecrã com os nomes apagados. Não precisamos dos seus dados para lhe dizer se vale a pena construir isto.
Marcar uma revisão de 30 minutos à folha de cálculo
Mostre-nos o ficheiro. Dizemos-lhe o que poderia ser construído, quanto custaria aproximadamente, e se vale a pena fazer — incluindo se a resposta for que deve comprar um produto de prateleira. Sem apresentação, sem dossier de proposta, e sem nada para preparar.